大型会议策划的基本流程 大型会议活动策划方案范文

会议筹备方案策划方案流程

一、制定大型专业会议的筹备方案

大型会议策划的基本流程 大型会议活动策划方案范文

1.确定会议主题

会议主题的确定的主要依据:一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

2.确定会议的时间和地点

会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。

3.确定会议的规模

会议的规模主要指，会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。

4.确定会议议程

会议议程包括会议主持，会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；二是根据会议的主题，确定会议发言人；三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。

5.确定会议文件和材料的准备

包括大会的主报告；大会发言单位的材料；会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。

6.确定会议组织和分工

这里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实。包括与会议有关的每项组织工作，每一个工作环节都必须有专人负责，责任到人，并明确任务和要求。会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待，生活服务(含娱乐活动安排)、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。

二、大型会议筹备方案(案例)

××市经济工作会议安排方案

1.会议主题：

贯彻落实中央经济工作会议精神。重点是讨论研究全市经济发展的.一些突出问题，分析原因、理清思路、确定重点、提出对策，做好明年的工作。

2.会议的时间、地点：

拟定于×月×至×日(4天)，在“优.习.网”×招待所召开。×月×日下午或晚上报到。

3.会议规模：1.参加会议人员(正式代表)；2.特邀代表和列席人员：工作人员(含服务人员)共计××人。

4.会议议程：

会议由市书记、市长分别主持。

第一天大会由市长主持，听取市部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言；

第二天分组讨论(围绕会议确定的讨论题目进行)；

第三天继续分组讨论；

第四天上午继续分组讨论，下午大会由市书记主持会议，市长作会议总结，书记讲话。

5.会议材料准备。

(1)大会发言单位材料；

(2)会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、分组名单(分组讨论地点)、讨论题目、作息时间表；会议须知等；

(3)会议参阅文件。

6.会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责(具体分工略)。

附：(1)会议通知(包括会议材料准备通知)

(2)会议日程表

(3)参加会议人员名单

“优.习.网”注意事项：

方案拟定后，须报经领导审核和批准。方案一经批准，需作下列工作：

(1)召集会务工作会议，明确分工。主要分工有：文件起草包括(文件准备)；会务服务(住宿安排)生活保障，宣传报到、交通疏导、医疗、保卫等，经费预算。

(2)草拟材料准备通知

(3)选定会场，并布置会场(包括会标)

(4)准备会议所需用品

(5)会议材料准备。

三、领导办公会议和大型会议的组织工作

1.领导办公会议的组织工作

议题安排。对于需要提请办公会议讨论决定的事项，一般应交秘书长(办公室主任)汇总，集中同有关领导研究后作出安排。会议议题除特殊情况外，应提前两天、重大议题提前十天通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。

会务人员应做好议题的准备工作。一是平时做好议题的调查、敦促工作，使有关方面早做准备；二是议题(多表现为文件)提出后，做好阅审协调工作，对不成熟的和需要与有关方面协商的提出意见；三是做好安排方案。这样，才不至于例会已到还无议题，也不至于议题成堆，会议议不了。同时还可避免把不成熟的议题拿到会议久议不定，浪费时间。

发送会议通知。提前印制会议材料与安排会场。在领导确定会议时间和内容后，要及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论议题等内容。秘书部门要提前打印或复印出会议需要讨论的文件材料，根据要求提前或会上发给与会者。要事先安排布置好会场。会议组织。办公会议必须有半数以上成员出席方能召开。会前要做好签到工作，会中作好会议记录，会后要及时撰写会议纪要。

议定事项的催办与反馈。会议议定的事项，可由有关领导主持分解到有关部门落实办理。也可指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片，或派专人调查了解。办理事项及时向有关领导反馈，并按月、季作出总结报告，综合向领导汇报。重要问题可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。

会议文件的管理。办公会议的记录有关文件必须妥善保管，建立严格的管理及查阅批示制度。

2.大型会议的组织工作

召开这类会议有完整的过程与程序，一般可以分为三个阶段。

(1)会前准备阶段

会前准备阶段的会务工作主要有：

第一，了解、掌握有关情况，确定会议主题，明确通过开会要解决什么问题。

第二，起草文件材料，组织发言文稿。

第三，确定与会者并发送通知，要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知有关单位和个人，使有关的单位和个人及早作好准备。

第四，做好行政性事务的准备工作。先安排好与会人员的接待工作，包括交通、食宿、医疗和参观访问等。

(2)会议进行阶段

会议开始后，首先要检查、核对与会人员，特别是立法性质的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。

汇总情况，编写简报。汇总情况包括分组讨论情况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报，要少而精，供领导掌握会议进程和存在的问题，以便及时部署工作，使会议健康发展。

做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。

(3)会议的结束阶段

回收有关文件。根据保密原则，该收回的收回，该汇总的要及时汇总。

整理会议记录。及时整理会议记录，然后根据需要形成决议或会议纪要。

立卷归档。把会议前前后后产生的有关文字、声像材料进行分类归档。

举办大型会议活动的策划步骤有哪些

会议活动策划不是简单的PPT的堆砌，而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案

1、搞清楚会议活动“想法”

2、搞清楚会议活动“思路”

3、会议活动地址的选择

4、会议活动整体规划

大型活动策划的流程步骤

大型活动策划的五个步骤

1、项目审题会

项目经理主导，策划师参与，对活动项目需求进行分析，整理出需要讨论的问题；如果策划信息不完整，再与活动甲方客户咨询和沟通，了解本场活动具体需求。

2、项目讨论会

提前一天将需要讨论的问题，告知参与人员，可邀请其他团队小伙伴参与讨论；项目经理主持会议，形成具体 会议活动策划 方案。

▲活动策划方案讨论

3、战前演练会

形成活动策划方案，邀请其他团队小伙伴组成“模拟客户”对策划方案进行点评。意见整理收集，对策划方案进行修改。

4、修改提案会

根据修改意见，对活动策划案修改以后再演练。形成最终确定版策划案提交客户。

5、项目复盘会

不管策划案是否被采用，客户评审会结束后，2天之内召开项目复盘会。所有参与项目小伙伴分析成功或失败的原因。

▲策划活动方案五个步骤

大型活动策划需要做哪些准备

大型活动策划需要很多准备工作，才能取得精彩的效果。我们可以在电视、网络或者生活中看到很多各种各样的活动，活动成功举办的背后需要很多工作的支持。那么大型活动的策划流程需要哪些准备工作？

▲太平洋保险杭州公司启动大会活动现场

1、创意思考

大型活动的策划流程首先需要创意思考，相对来说，其实思考能力十分重要，只有准确地思考才能解决任何问题。在这个方面，我们要做到不断思考需要准备的东西，以至于做事的时候不会丢三落四。

2、实际调查

活动需要调查什么，这点取决于大型活动的核心内容，然后去有关的行业或者部门调查，大概是看下其它企业以前怎么做的。从而吸取其中的精华，把它更好地融合到自己的策划方案中，并找准自己的定位和特色，另外有时候也需要去活动场地、活动甲方公司实地考察，拿到一些资料和数据，这样基本上自己做的时候便不会有任何问题。

▲梦蜗新品发布会活动策划

3、协作执行

在大型活动的策划中，这个方面其实是把确定好的想法进行实施，其中包含记录这次大型活动的很多信息。只有把这些信息准确记录，才能进行后面的实施，避免不必要的麻烦。然后，动手做的每一件事，都要一步一步地进行下去，团队协同进行，不仅可以提高做事的效率，还能增强团队的整体能力水平。

4、资金预算

举办大型活动的资金问题牵扯到活动项目的甲乙双方离异和活动预期效果，任何一个活动想要顺利进行到底，资金都是不可缺少的。尤其是对于大型活动，需要准备更多的资金，资金对于大型活动的举办也是一个保障。在举办大型活动以前，肯定要提前计划好，进行这次活动要准备的资金金额。资金不能比预算还要少，不然到时候可能会出现无法执行的问题。

商务会议策划的过程

商务会议策划的基本流程主要分为九点，分别是落实与客户联系、商务会议的整体规划、形成完整的方案、进行现场的初步调查、拟定并签订合同、跟进支付预付款、确定预付款到位并开始预定各项物料设备、会前的商务接待以及活动结束后的汇总。

1、落实与客户联系一般商务会议结束后客户与尝试与主办方联系，为此，要详细具体的规划，落实与客户的联系。

2、商务会议的整体规划根据客户会议的基本要求，做好商务会议的整体规划，包括选址、日程安排、会议项目、餐饮安排、班车安排等，每一个细节都必须考虑到顾客的容忍度和满意度。

3、形成完整的方案会前要与客户沟通基本的规划思路，并形成完整的方案，以便后续根据方案执行。

4、进行现场的初步调查在前期的一些基本沟通之后，客户通常会选择对规划方案进行现场调查，并提供一切帮助，为此，要到活动现场进行初步调查，明确场地的具体的规划。

5、拟定并签订合同验收合格后，所有接收内容都写在合同中，细节还是非常重要。

6、跟进支付预付款签订合同需要一定的预付款，这样整个会议过程才会顺利进行，如果没有预付款，我们的订单随时可能被取消，这是一个不可弥补的麻烦，尤其是在会议次数众多的情况下，所以确定合同后一定要先支付一定的预付款。

7、确定预付款到位并开始预定各项物料设备确定预付款到位后，与签订方也有了明确的协议，就可以开始筹备其它物料设备的预定了。

8、会前的商务接待接待是整个会议的核心部分，包括接机、会议安排、会议室安排、车辆安排、活动组织等，应严格按照合同操作，当然，一些突发事件或标准的增减也可以随时调整。

9、活动结束后的汇总商务会议结束后，要认真做好会议汇总工作，核对各类文件，严格按照合同进行会计核算。

一个完整的会议流程图

在一个整体高效率的社会下，做好会议准备工作，是办公室员工必备的素质。那么一个完整的会议到底包含哪些流程呢？下面一起来看看吧！

1、确定会议主题

会议主题一般由公司管理层或者办事人员提出，作为决定会议成败的关键因素，确定好会议的主题十分必要。要让所有参与者一眼就能明白这次会议的主要内容，所以既不能太专业，也不能通俗化。

2、确定会议时间

说到会议时间不可避免就要谈谈会议参加人员，不仅要征求领导的意见还有其他人的时间安排，一个光杆司令亦或是群龙无首的军队并不能打好战争，因此确定会议时间，需先要确定好参加人员。

3、会议场所

会议场地是会议策划流程中的重要环节，太大太小都不好，要根据会议场所的类型和规模，选择合适的场地。现场布置、会议成本预算、场地安全保障通通都是不可忽略的问题。

4、会前准备

事先一定要与工作人员进行好责任划分，务必将每一个环节、每一个物品落实到对应人手中。按照时间，准备各项会议材料，比如会议人到来时签到的签到表，会议人员的席位牌，以及茶水纸笔等。

5、会中会后

很多参与者对会议环境都不甚了解，工作人员应该引导会议人员进行入座，然后分发会议上需要的资料。会议一般由主持人开始，按照秩序发言、讨论，记录工作要全心全意投入，以免出了差漏。

会议结束后，要回收相关资料，及时进行总结，分析会议成果和反馈，为下一会议的召开积累更多经验。并由相关人员形成会议纪要，安排工作跟踪，整个会议结束。

一、前期准备1、制定筹备方案。明确会议名称、时间、地点、参会人员、议程、责任分工、摄影、摄像、着正装及其他。2、联系会场。根据参会人数、会议内容及形式确定。3、确定参会人员。通知参会人员时，明确主要领导、分管领导。单位正职为县政府党组成员或副处级干部要特别注明。4、责任分工。明确分工，各种会议材料准备要明确责任人。

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二、会务筹备（会场布置）1、会标。核对无误，悬挂平整。2、主席台。瓶水、杯水、湿巾、绿植、台呢、会议材料（要提前准备好领导讲话材料）等。4、会议桌。按参会人数摆放（张贴排号）。5、座次。提前制定座次表，座次牌（提前送汇洲）。6、礼仪。11名引领人员，演练。一名服务人员。7、签到。签到桌、签到席牌、签到表（分开）、签到负责人。8、颁奖。奖牌（5组）；颁发聘书（1组）。9、签状。准备签状桌、椅子、礼仪（两名）、责任状（排好顺序）、签字笔、托盘（红布）。11、其他。接待室、灯光、音响（背景音乐：进行曲）、室温、屏蔽器、线路安全、会议材料等。

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、会场控制1、接待室。专人在接待室负责领导签到与引领。2、音响。与音响师沟通，时刻注意领导讲话顺序、音量，必要时专人负责。3、会场秩序。会前提醒关闭手机等。4、颁奖、签状、签约。专人负责礼仪，事前要再次核对奖牌等的顺序；专人负责领奖人等的引领、指挥；专人负责颁奖音乐控制。

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四、会后安排领导引领；收回各类会议材料、屏蔽器；统计参会情况；总结。会聚信息，请动动手指

会前：

确定何种议题，涉及单位，上升高度，会议时间，会议形式，会议地点，邀请形式，签到准备。

发会议邀请时写明确参会人需要提前准备的一些内容或需要讨论的议题，让参会人都有所准备。

会中：

1.如果关键角色未参会，考虑取消，待关键角色确定可参会后另行安排。

2.如果发现一半以上的人准备不足或分歧过大，考虑取消，让团队下去做足准备或先私下初步沟通一下，再另行安排。

3.把握主题，将共识和分歧或待办事项记录清楚，包含责任人及Due Day

会后:

发出会议记录，写明确共识和分歧，待办事项。并周期性跟进结果。

无效的会议是对公司资源的极大浪费，会议效率和效果也是公司文化的一种体现。可以通过充足的组织和规划提高效率，但最终起决定作用的，是公司文化。

希望能帮到你。